El administrador de propiedad horizontal, en su calidad de representante legal de la copropiedad, se encuentra obligado a salvaguardar, tanto los intereses colectivos, como los derechos individuales de los propietarios y residentes. Una situación de especial relevancia en este contexto, es la visita judicial o administrativa adelantada por autoridades competentes, circunstancia que exige un proceder ajustado a la ley.

En primer término, el administrador debe verificar la competencia y legitimidad de la autoridad actuante. Esto implica solicitar la identificación oficial de los funcionarios, así como la orden escrita que fundamente la diligencia, ya sea allanamiento, inspección, registro o requerimiento administrativo. La exigencia de estos documentos no constituye obstáculo, sino garantía del principio de legalidad consagrado en la Constitución y en la normativa procesal vigente.

En segundo lugar, corresponde al administrador facilitar el acceso a las zonas comunes de la copropiedad, en la medida en que dichas áreas son bienes de uso colectivo, sin que ello implique autorizar el ingreso a las unidades privadas. Para estos casos, el ingreso a los inmuebles particulares, solo podrá realizarse mediante orden judicial expresa, en estricto cumplimiento del artículo 28 de la Constitución Política. De igual manera, es obligación del administrador informar oportunamente al consejo de administración, sobre el desarrollo de la diligencia, dejando constancia escrita de las actuaciones efectuadas.

 Este reporte se convierte en un medio de respaldo ante eventuales controversias jurídicas o disciplinarias. Se recomienda, además, que la copropiedad cuente con protocolos internos de actuación frente a visitas judiciales, que contemplen el rol del personal de vigilancia, los mecanismos de comunicación con la comunidad y la preservación de pruebas documentales o audiovisuales que registren la diligencia.

Finalmente, el administrador debe mantener una actitud de colaboración y respeto frente a la autoridad, sin exceder sus facultades ni desconocer los derechos fundamentales de los residentes. Su actuación, prudente y ceñida a la normatividad, asegura que la copropiedad afronte la intervención judicial con transparencia y solidez jurídica.