La contratación de proveedores en la propiedad horizontal, es un proceso fundamental que incide directamente en la calidad de vida de los residentes y la sostenibilidad financiera de la copropiedad. Elegir adecuadamente a quienes prestarán servicios como vigilancia, aseo, mantenimiento o jardinería requiere de una evaluación responsable y detallada.

El primer paso es definir claramente el alcance del servicio que se necesita. Un pliego de condiciones detallado facilita que los proveedores comprendan exactamente lo que se espera y permite comparar ofertas de manera objetiva. 

Además, se recomienda solicitar al menos tres cotizaciones para garantizar transparencia y pluralidad. Es fundamental verificar que el proveedor cuente con la documentación legal al día: cámara de comercio, RUT, certificaciones laborales, afiliaciones a seguridad social y cumplimiento de normas técnicas si aplica.

 También se debe revisar que no tenga sanciones o procesos legales que puedan afectar su operación. Las referencias son clave. Hablar con otras copropiedades donde haya trabajado permite conocer su nivel de cumplimiento, tiempos de respuesta, actitud del personal y manejo de imprevistos. 

No se trata solo del precio más bajo, sino de la mejor relación costo-beneficio. Una vez elegido el proveedor, el contrato debe ser claro en términos de duración, condiciones de pago, causales de terminación y responsabilidades de ambas partes. También es importante establecer indicadores de seguimiento, como evaluaciones periódicas del servicio prestado. 

La participación del consejo de administración en este proceso es indispensable, al igual que mantener informados a los copropietarios, especialmente si se trata de contratos de alto impacto económico. La transparencia fortalece la confianza y previene conflictos futuros. Finalmente, es importante recordar que una buena contratación no termina con la firma del contrato.

 La supervisión constante, el seguimiento a los compromisos adquiridos y la comunicación fluida con el proveedor son esenciales para mantener un servicio de calidad. Una administración rigurosa en la contratación de proveedores garantiza eficiencia operativa, disminuye riesgos legales y contribuye al bienestar de todos los residentes. En propiedad horizontal, contratar bien es sinónimo de gestionar con responsabilidad.