Hay algo llamativo en la forma en que administramos las copropiedades. Todos los días circula una enorme cantidad de información. Comunicaciones a residentes, solicitudes, cartera, actas, mantenimientos y decisiones que impactan directamente en la vida cotidiana de las comunidades. Sin embargo, durante años aceptamos que buena parte del trabajo administrativo consista en producir, organizar y trasladar información entre distintos procesos.

Con el tiempo, esa dinámica terminó moldeando la gestión de las copropiedades. A medida que crecieron las exigencias operativas, también aumentó la cantidad de horas dedicadas a actividades necesarias para el funcionamiento diario. El espacio para la planeación, el análisis y el seguimiento estratégico comenzó a reducirse. Esta situación se vuelve más evidente en un contexto donde muchas administraciones operan con estructuras más reducidas que años atrás. Funciones que antes podían distribuirse entre varias personas, hoy suelen concentrarse en una sola.

 La gestión de proveedores, la atención a residentes, el seguimiento de cartera y la preparación de documentación, forman parte de una jornada que rara vez deja espacios vacíos. En medio de ese escenario, la inteligencia artificial empezó a ocupar un lugar cada vez más visible en las conversaciones del sector. Más allá de la tecnología en sí misma, lo que comienza a despertar interés es el impacto que puede tener sobre tareas, que durante años demandaron una gran cantidad de tiempo.

Según estimaciones del sector, cerca del 70 % del tiempo de un administrador se destina a labores operativas no estratégicas. El dato permite poner en perspectiva una realidad que muchas administraciones conocen de primera mano. Una parte importante de la jornada se va en tareas que deben hacerse todos los días, para que la operación funcione correctamente. Por primera vez en mucho tiempo, algunas de esas tareas empiezan a hacerse de otra manera. Las responsabilidades siguen siendo las mismas, pero la forma de abordar ciertos procesos comienza a cambiar. Procesos que durante años demandaron tiempo y atención constante, empiezan a recorrer otro camino.

Naturalmente, la propiedad horizontal incorpora una variable adicional: la trazabilidad. La conservación de registros, el seguimiento de las comunicaciones y la posibilidad de demostrar cuándo ocurrió una determinada acción, siguen siendo elementos centrales para la gestión. La confianza entre administraciones, consejos y residentes, continúa apoyándose en información clara y verificable.

Por eso, la conversación sobre inteligencia artificial va mucho más allá de una funcionalidad puntual. La tecnología está cada vez más disponible y al alcance de cualquier persona. Lo que empieza a marcar diferencias es la capacidad de integrarla en los procesos de trabajo de una administración.

En este escenario, los sistemas adquieren un rol cada vez más relevante. Son los que conectan la tecnología con la operación diaria, organizan la información y permiten que nuevas capacidades generan valor dentro de la gestión. Hoy vale la pena cuestionarnos, qué tan preparado está el sistema que utiliza una administración para incorporar las nuevas tecnologías, de manera útil a sus procesos.

 La propiedad horizontal ya atravesó transformaciones similares. Las plataformas de administración, las asambleas virtuales y los sistemas de comunicación modificaron gradualmente la forma de gestionar las copropiedades. La inteligencia artificial parece incorporarse a esa misma evolución. Todavía es temprano para saber hasta dónde llegará este proceso. Lo que sí resulta evidente, es que la conversación ya comenzó. Y, como ocurre con los cambios más profundos, probablemente termine transformando la manera en que se organiza el trabajo cotidiano dentro de una administración.