La administración de los conjuntos residenciales y edificios implica el manejo de recursos colectivos, razón por la cual la prevención de irregularidades y fraudes debe ser una prioridad permanente. Bajo el marco de la Ley 675 de 2001, los administradores, consejos de administración y copropietarios deben adoptar medidas concretas en distintos frentes.

En primer lugar, transparencia financiera. Es indispensable que el presupuesto anual sea aprobado en asamblea y que los estados financieros se presenten de forma clara y periódica. Los copropietarios tienen derecho a solicitar copias de comprobantes, facturas y soportes de gastos. Se recomienda implementar cuentas bancarias exclusivas para la copropiedad, separar los recursos personales de los comunitarios y exigir doble firma en egresos relevantes.

Es importante que los procesos de contratación sean transparentes. Los servicios de mantenimiento, vigilancia y aseo deben contratarse tras solicitar al menos tres cotizaciones. Evitar vínculos ocultos con proveedores y declarar oportunamente los conflictos de interés es esencial. Todo contrato debe constar por escrito, con valores, plazos y obligaciones definidas.

Vigilancia y control interno

El consejo de administración debe revisar mensualmente la ejecución presupuestal y cuando exista, el revisor fiscal debe actuar con independencia y denunciar las irregularidades. Conviene realizar auditorías externas periódicas y digitalizar toda la documentación para facilitar el acceso y la trazabilidad.

Seleccionar administradores con experiencia y conocimientos normativos es clave. Asimismo, mantener a los copropietarios informados sobre sus derechos y obligaciones fortalece la participación activa en las asambleas y la vigilancia colectiva.

Cumplimiento normativo y denuncia

Las conductas fraudulentas pueden configurar delitos como abuso de confianza, estafa o administración desleal. Ante evidencia de hechos irregulares, se debe recopilar la documentación respaldatoria y acudir a las autoridades competentes.

La prevención del fraude no depende de una sola persona: requiere compromiso, vigilancia y trabajo conjunto. La transparencia fortalece la confianza y protege el patrimonio de todos.